Как реализовать технически:  

 1.

 Уведомления должны приходить не только на электронную почту, но и в мессенджер. Если ваш сайт этого не позволяет, то поможет сервис https://ifttt.com/, но он работает только с почтой на Гугле + подтормаживает иногда.  

Заявка должна автоматически попадать в CRM-систему, должен назначаться ответственный, задача на контакт, а также формироваться отчёт о выполнении. Звучит сложно, но в нормальных CRM-системах это настраивается в течение 5 минут, после чего весь процесс становится "как на ладони", количество потерянных заявок снижается до минимума. 

Премирование администратора за контакт в течение 5 минут (разумеется, если клиент приехал). А если не связались в течение 5 минут, то премируется клиент, а не администратор. Об этом нужно написать на сайте. Сам факт сообщения об этом на сайте увеличивает его эффективность (проверено на 50+ автосервисах). 

Еженедельный отчёт о том, через сколько минут получилось связаться с клиентом после оформления заявки. Факт контроля повышает уровень дисциплины. Это простое и очевидное правило - ответ в течение 5 минут. Но как раз оно занимает первое место в рейтинге "быстро внедрить и получить результат".​